المراجعة علي الإدارة العليا طبقا لنظام إدارة الجودة ISO 9001:2015

بقلم / أحمد هشام 

كبير مراجعين لنظم الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية

Lead AuditorQMS, EMS, OHSAS

من المؤكد أن الاجتماعات مع الإدارة العليا ليست بالشئ اليسير ، خاصة بالنسبة للمراجعين الجدد. للمساعدة ، أوضحنا عشرة أسئلة نعتقد أن جميع المراجعين يجب أن يقوموا بطرحها على الإدارة العليا لقياس مدي معرفتها بنظام إدارة الجودة الخاص بالمؤسسة.

ولكن في البداية يجب أن يتسم المراجع بالفراسة والقدرة علي إستخلاص الحقائق . كما يجب عليه الأخذ في الإعتبار أن وقت الإدارة العليا باهظ الثمن ولذلك عليه أن يقوم بطرح الأسئلة التي تصل به للحقائق دون تضييع وقت الإدارة العليا وعلي سبيل المثال يطرح هذه الأسئلة:

تتعلق الأسئلة الخمسة الأولى حول نظام إدارة الجودة الفعلي بالأشياء التي يجب أن يعرفها المدرب ، على الرغم من أن النظام قد يكون تم تطويره من قبل الآخرين.

1.      هل تتضمن سياسة الجودة إطار عمل لتحديد أهداف الجودة؟ (البند 5-2-1)

كان هذا السؤال في الإصدار السابق من عام 9001 لعام 2008 ، ولكن غالبًا ما يتم تفويته من قِبل الأشخاص الذين يكتبون السياسة والمدققون الذين يراجعونها. إذن ماذا يقصدون بالإطار؟ حسنًا ، إنه يشبه الإجراء أو العملية المصغرة. يجب أن يمنحك إطار العمل ، أيها القارئ ، فهمًا على مستوى عالٍ لما يحدث. قد تكون بعض الأمثلة على ذلك.

"وضعنا أهداف الجودة السنوية ويتم قياس أدائنا بالمقارنة بها".

"لدينا خطة أعمال مدتها خمس سنوات تتضمن أهداف الجودة التي يتم قياسها والإبلاغ عنها كجزء من تقريرنا السنوي".

قد تطرح أيضاُ علي الإدارة العليا سؤال حول كيفية وضع السياسة ومراجعتها .

2.      ما هي القضايا الخارجية والداخلية ذات الصلة بمؤسستك ، وهدفها وتوجهها الاستراتيجي ، وكيف يمكنك تحديث هذه المعلومات؟ (البند 4-1)

هذا السؤال يدور حول مواءمة نظام إدارة الجودة مع خطة العمل الاستراتيجية للمنظمة. الغرض من هذا البند هو التأكد من أن الاتجاه الاستراتيجي للشركة متواءم مع نظام إدارة الجودة . فيجب أن يكون نظام إدارة الجودة جزءًا من العمل وليس منفصلاً عنه.

3.      من هي الأطراف المعنية ذات الصلة بمؤسستك ، وما هي متطلباتها ذات الصلة بنظام إدارة الجودة الخاص بك؟ (البند 4-2)

هذا جديد بشكل أساسي ويتطلب من المؤسسة الآن تحديد متطلبات الأطراف المعنية (ذات العلاقة) وكذلك متطلبات عملائها.

لكن نصيحة ... الأطراف المعنية الوحيدة التي تحتاج المنظمة إلى أخذها في الاعتبار هي تلك التي تقرر أنها ذات صلة بنظام إدارة الجودة.

4.      هل تم توثيق نظام إدارة الجودة الخاص بك حول عمليات مؤسستك وهل حددت تسلسل وتفاعل هذه العمليات؟ (البند 4-4-1).

هذا ليس شرطا جديدا. في الواقع ، كانت موجودة في ISO 9001 منذ إصدار عام 2000 ، ما يعنيه بشكل أساسي هو أن نظام إدارة الجودة يجب أن يكون مكتوبًا وملم بالعمليات التجارية للمؤسسة .

5.      هل حددت المدخلات والمخرجات المتوقعة من هذه العمليات؟ (البند 4-4-1).

هذا جديد ويعيد فرض السؤال السابق. عندما يتم القيام به بشكل صحيح ، ستجد المؤسسة أن المخرجات من عملية واحدة ستكون المدخلات إلى العملية التالية ؛ ولكي تعمل العملية بفعالية ، يجب أن تحصل على المخرجات الصحيحة من العملية السابقة. هذا مطلب إضافي إيجابي لـ ISO 9001.

بالإضافة لذلك الأسئلة التالية حول القيادة توجه مباشرة إلي الإدارة العليا ، وإلى من ينوب عنها. تدور هذه الأسئلة حول كيفية إظهار القيادة والالتزام ، وكلها تأتي من البند 5 للمواصفة الدولية ISO9001:2015.

6.      كيف أنت مسؤول عن فعالية نظام إدارة الجودة؟ (البند 5-1-1 أ )

اعتادت الإدارة العليا على إظهار الالتزام ، والآن يتعين عليها أن تلتزم فعلاً وأن تكون مسؤولة عن نظام إدارة الجودة. إن المساءلة تعني أنهم يتحملون المسؤولية النهائية - من المتوقع أن يتخذوا القرارات التي من شأنها تفعيل وتدعيم نظام إدارة الجودة.

7.      كيف يمكنك تعزيز استخدام نهج العملية والتفكير القائم على المخاطر؟ (البند 5-1-1 د)

هناك شيئان هنا نحتاج  إلى معرفتهما: 1. نهج العملية و 2. التفكير القائم على المخاطر ؛ لكن السؤال يجب ألا يكون في الواقع حول معرفتهم ، ولكن حول كيفية "تشجيع" الأمرين. هل يرأسون جلسات التوعية؟ هل يقولون ويفعلون الأشياء الصحيحة؟ هل يتخذون القرارات الفاعلة التي تشجع نهج العملية ؟ هل يلبون الإحتياجات المطلوبة لتقليل المخاطر علي نظام الجودة؟

8.      كيف يمكنك المشاركة مع الأشخاص وتوجيههم ودعمهم للمساهمة في فعالية نظام إدارة الجودة؟ (البند 5-1-1 ح)

لا يتعلق هذا بالتنازل عن المسؤولية تجاه شخص آخر (في الإصدارات السابقة ، قد يكون هذا الشخص هو "ممثل الإدارة أو مدير الجودة"). يتعلق الأمر بالأشخاص (بصيغة الجمع) ، وبالتالي فهذا يعني جميع المشاركين في نظام إدارة الجودة. إلى أي مدى تشارك الإدارة العليا بفعالية مع الأشخاص الموجودين على أرض الواقع ؟

9.      كيف يمكنك تشجيع التحسين؟ (البند 5-1-1 ط)

يعني التحسين أن المنظمة أصبحت أفضل - ويجب أن يتماشى هذا التحسين مع أهداف الجودة (الفقرة 6-2) واتجاه الاستراتيجية. ولكن على غرار السؤال 7 ، لا يتعلق الأمر بالمعرفة بهذه الأشياء ، بل يتعلق بكيفية الترويج لها أو تفعيلها.

10.  كيف تدعم الإدارات الأخرى حتى يتمكنوا من إظهار قيادتهم؟ (الفقرة 5-1-1 ي)

ما الذي تفعله الإدارة العليا للتأكد من أن المديرين الآخرين (على جميع المستويات) قادرون على إظهار أهمية نظام إدارة الجودة  لموظفيهم وكيف ينطبق عليهم؟ كيف تقوم الإدارة العليا بتعزيز متطلبات نظام إدارة الجودة وفوائده؟