كبسولة (الإدارة والخطط الإستراتيجية)

بقلم / أحمد هشام

 كبير مراجعين لنظم الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية

Lead Auditor  QMS, EMS, OHSAS

 https://www.linkedin.com/in/ahmed-hasham-01024b27/

أعزائي القراء في هذا المقال نستعرض ببساطة شديدة جزئية مهمة جدا في إدارة المنظمات ألا وهي (الإدارة والخطط الإستراتيجية).... 

"الإدارة الإستراتيجية " مصطلح من كلمتين كل منهما لها مفهومها الخاص  فكلمة "إدارة" يقصد بها عملية التوجية والتخطيط والتنظيم والتنسيق ودعم العاملين وتشجيعهم، والرقابة علي الموارد بنوعيها المادية والبشرية بهدف الوصول إلى أقصي النتائج بأفضل الطرق وأقل التكاليف.

أما "استراتيجية" يقصد بها فن وضع الخطط الحربية بينما في مجال الإدارة يقصد بها بأنها الأفعال، والأساليب التي تسعى إلى تحقيق الأهداف المخطط لها، مع الأخذ بعين الاعتبار كافة العوامل التي تؤثر على إمكانية حدوثها، أو تطبيقها بشكل فعلي.

وبناءاً عليه يمكن تعريف الإدارة الاستراتيجية (بأنها عملية التوجية والتخطيط والتنظيم والتنسيق ودعم العاملين وتشجيعهم للقيام بالمهام بالأساليب التي تضمن تحقيق الأهداف المخطط لها، مع الأخذ بعين الاعتبار كافة العوامل التي تؤثر على إمكانية حدوثها، أو تطبيقها بشكل فعلي مع الإستغلال الأفضل للموارد).                                                                                      

      

أهداف الإدارة الإستراتيجية:

1.     الحصول على ميزة تنافسية ، بهدف التفوق على المنافسين ، لتحقيق الهيمنة على السوق.

2.     مساعدة المنظمة في التغلب على التغييرات الداخلية و الخارجية في بيئة الأعمال.

أهمية الإدارة الإستراتيجية

·        توجيه المنظمة للتحرك في اتجاه معين.

·        تحديد أهداف المنظمة ويحدد الأهداف الواقعية التي تتوافق مع رؤية المنظمة.

·        مساعدة المنظمة في أن تصبح استباقية ، وليست تفاعلية ، لجعلها تحلل تصرفات المنافسين واتخاذ الخطوات اللازمة للمنافسة في السوق ، بدلاً من أن تصبح متفرجًا (بمعني آخر أن تصبح الفعل وليست رد الفعل).

·        تجعل المنظمة مستعدة لمواجهة التحديات المستقبلية ولعب دور رائد في استكشاف الفرص وتساعد أيضًا في تحديد طرق الوصول إلى تلك الفرص.

·        تضمن بقاء المنظمة على المدى الطويل أثناء التعامل مع المنافسة.

·        تساعد في تطوير الكفاءات والميزات التنافسية.

الغرض الأساسي من الإدارة الاستراتيجية:

 هو إكساب المنظمة القدرة التنافسية للشركة بشكل مخطط يضع تغييرات المستقبل بعين الإعتبار. من المهم خلال تطوير وتنفيذ هذه الاستراتيجيات التركيزعلى تقييم الفرص والتهديدات ، مع مراعاة نقاط القوة والضعف في المنظمة ووضع خطط لبقائها ونموها وتوسعها.                                                                             

عملية الإدارة الاستراتيجية

تحديد مستويات الاستراتيجية المستقبلية للشركة.

صياغة الاستراتيجية

تنفيذ الاستراتيجية

التقييم الاستراتيجي والمراقبة

 التخطيط الإستراتيجي

يمكن فهم التخطيط الاستراتيجي بأنه نشاط منتظم بعيد المدى ، تستخدمه المنظمة لتحديد الأولويات ، وتعزيز العمليات ، والتأكد من الأهداف والتركيز على الموارد المطلوبة وسيتم تخصيصها من أجل متابعة الاستراتيجية وتحقيق الأهداف .

العناصرالأساسية للخطط الإستراتيجية:

1-    تحديد الموقف الحالي.

2-    تحديد الأولويات.

3-    تحديد الأهداف.

4-    تحديد المسئوليات.

5-    متابعة التنفيذ.

كتابة خطط العمل الفعالة:

1-    حدد ما تريد القيام به:

 كلما قلت وضوح ما تريد القيام به ، كانت خطتك أقل فعالية. حاول تحديد ما تريد تحقيقه على وجه الدقة في أقرب وقت ممكن ويفضل قبل البدء في مشروعك.

2-    حدد هدفك النهائي :

ثم اذكر كل ما عليك القيام به لإنجازه. بناءً على هدفك ، يمكنك التفكير في طرق مختلفة للوصول إليه .بعد أن تعرف ما تحتاج إلى إنجازه ، قسّم هذا الأمر إلى خطوات عملية لمساعدتك على إنشاء خطة أكثر واقعية. ضع في اعتبارك أن خطتك قد تتغير وأنت تعمل على تحقيق هدفك ، لذلك حافظ على المرونة.

 تأكد من أن أهدافك تتوافر بها الشروط التالية لضمان فعالية خطتك:

·        محدد - كن واضحًا بشأن ما تريد تحقيقه.

·        قابلة للقياس - يمكنك توصيف الهدف بمتغيرات قابلة للقياس.

·        يمكن تحقيقه - أنت قادر على إكمال الخطوات اللازمة للوصول إلى الهدف.

·        ذات صلة - الهدف منطقي لحياتك وشئونك.

·        محدد بزمن - من أجل تحقيق هدفك يجب أن تحدد الزمن اللازم لإنجازه.

·         

3-    كن محددًا وواقعيًا في تخطيطك:

إن مجرد الحصول على هدف محدد هو مجرد البداية: يجب أن تكون محددًا وواقعيًا في كل جانب من جوانب مشروعك - على سبيل المثال ، عن طريق ذكر جداول زمنية محددة وممكنة التحقيق ومراحل رئيسية ونتائج نهائية. إن كونك محددًا وواقعيًا أثناء التخطيط لمشروع طويل ، يدور حول الحد من الإجهاد الاستباقي الذي يمكن أن يصاحب المشاريع سيئة التخطيط مثل المواعيد النهائية الضائعة وساعات العمل الطويلة وليتضمن ذلك تحديدك الدقيق للموارد المطلوبة لتنفيذ خطتك بشكل كامل في الوقت المحدد.

4-    قسّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها:

 قد تبدو بعض المهام الرئيسية أكثر صعوبة في تحقيقها من غيرها لذلك سنقوم بتقسيمها إلي مهام أصغر ونستمتع بإنجازها سريعاً.

5-    عمل قوائم مجدولة بالمهام:

قم بعمل قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها مع جدول زمني مرتبط بإجراءات واقعية محددة لتنجز خطتك علي أكمل وجه في الوقت المحدد.

6-    وضع الجداول الزمنية على كل شيء:

 بدون أطر زمنية محددة ومواعيد نهائية ، سيتوسع العمل بالتأكيد لملء الوقت المخصص ، وقد لا تكتمل بعض المهام أبدًا.

7-    تمثيل البيانات:

بمجرد إدراج عناصر الخطة الخاصة بك وتحديد جدول زمني محدد ، فإن الخطوة التالية هي إنشاء نوع من التمثيل المرئي لخطتك. يمكنك استخدام مخطط انسيابي أو مخطط جانت أو جدول بيانات أو أي طريقة أخري لإنجاز ذلك.

بعد كتابة الخطة استكمل المسيرة وصولاً للهدف:

8-    الاحتفاظ بسجل لكل شيء:

أثناء العمل من خلال خطة العمل الخاصة بك ، احتفظ بملاحظاتك عن كل شيء. مثل ( أفكار / ملاحظات متنوعة جداول اليومية / الجداول الشهرية / متابعة الأفراد المشاركين / جهات الاتصال .....الخ).

9-    احسن ادارة الموارد :

موادرك البشرية والمادية هي كل شئ من أجل نجاح خطتك فأحسن استغلالها.

10-                       ضع قواعد واضحة للتقارير وتبادل المعلومات:

رفع تقارير بصورة دورية وتحديد الصلاحيات والمسئوليات وكيفية ادارة المعلومات من أهم أسباب بجاح الخطط فاحرص علي وضع القواعد الصحيحة لهذه العملية .

وفي النهاية عزيزي القارئ أتمني أن تكون العبارات السابقة سلسلة الفهم وأوجزت لك باباً مهماً من أبواب علوم الإدارة وتكون بمثابة الخطوة الأولي في طريقك للإدارة.